　　注：流程图中的现场桌面是指专门用于各种活动的舞台脚本。在举行过程中，必须使用案头书，而不是脚本。课桌书规定并清楚地安排指令，如顺序、时间、灯光变化、音效、道具安排等。在活动的具体安排上，台下书籍一般分为灯光书籍、道具书籍、音效书籍等。仅由灯光控制器、声音控制器、首席观众坐席和其他负责其职责的人员使用。

　　1.参与过程

　　项目的联系，包括第一阶段、中间阶段和后期阶段，应从前期需求的初步联系和了解，到方案的拟议修改，再到最终的最终报告。过程如下：

　　(1)初步接触，明确意向

　　在联系客户的初始阶段，相当于我们通常所说的谈论客户，所以我们需要准备公司的宣传册、ppt、宣传视频等相关材料，展示公司的优势和资源，以及活动的经验和案例。

　　谈判时，我们应该有意识地了解客户公司做什么，公司品牌的音调是什么，活动项目想以什么方式实现。公司要做多少预算，要达到什么规模效果，是否有初步想法，等等，都是为后续的初步方案做准备。当然，了解参与这个项目的其他公司的关键人物和合作意向是非常重要的。毕竟，与一些欺骗草案和计划的公司见面是浪费青春。(2)详细谈判和反复沟通

　　在后续的谈判中，有必要强调我们公司可以合作的资源和可以借鉴的案例(毕竟，让客户找到他们想要的东西更直观)，实际上是为了避免客户不知道他们想要什么。在这一阶段，活动的初步框架将会制定出来，应该明确展示什么样的主题和形式，因为如果不确定，以后就会改变，一切都会改变。

　　如果在沟通的初期，我公司可以提供2-3个草稿的初步框架供客户选择，观察客户的倾向，明确活动目的的重点和难点，为客户缩小范围，然后讨论客户对活动的具体要求和建议。

　　(3)项目报告及最终确认

　　在根据客户意见修改调整后的计划(包括计划部分、宣传部分、执行部分和详细预算)后，我们将进入最终方案。我们应该穿上衬衫，准备好电脑、投影仪、ppt、翻页笔进行报告，并将计划打印成册。在现场提议时，安排好分工，比如谁来汇报，谁来回答问题，谁来做决定，等等。

　　注：合同何时签署和支付取决于我们如何与客户沟通。在提出完整的方案之前，签订合同确认合作更为稳定。当然，有许多大客户需要供应商的竞争性展示，所以在确认合同条款和签署合同之前，建议书需要相对完整。

　　2.活动策划执行过程

　　这里介绍的计划流程并不是按照一般的工作项目来划分的，比如查找信息、集思广益、设置主题、制作效果图和定义预算，而是按照我们的实际工作阶段来划分的。我认为从整体项目管理的角度来看会更清楚。

　　(1)第一次活动策划执行会议

　　项目的第一次策划会议主要由ae(客户总监)或am(客户经理)主持，ae或am(客户经理)会见客户，并准备客户简报(介绍项目要求和客户)，以便活动部负责人能够领导部分策划和实施，参与总体策划。

　　在了解了项目的需求和相关背景后，会议首先讨论了该项目是否值得跟进。毕竟，有些客户预算很少，但他们迫不及待地想去天堂，这非常困难。如果你觉得你能做到，让我们讨论活动的概念和表达。会后，有必要做一个初步的策划案例，逐层上报给公司，然后让负责客户的同事与客户沟通。

　　(2)首次协调会

　　ae/am与客户沟通后，根据客户的意见确定基本方向。其次，有必要组织公司内部各职能部门的同事进行协调，如负责活动部，活动策划执行、执行、制作、设计师、媒体和信息专员(该职位是做类似申请人登记和信息整理的行政工作)。会上要落实活动策划执行案例的总体框架、表达形式和内容设计，明确预算范围内的基本费用，讨论宣传渠道和重点。

　　会后，策划部应协调执行部、制作部、媒体部和其他同事共同制定计划初稿(包括策划计划、宣传计划和预算计划)，然后将内容交给设计师进行包装(计划应穿上衬衫)。

　　(3)细节的协调

　　细节的协调是最重要的阶段之一。在这一阶段，除了前期参与的人员外，部门主管或公司领导也需要参与。会上应明确表达客户意见，使方案更加准确和适用，并确定方案的内容和实施细节。如果是相关客户，公司领导会在此时提出一些切实可行的意见。会上应提出并最终确定现场效果图、宣传计划、材料计划和预算计划(成本和报价)。

　　会后，策划需要协调各环节的同事，最终确定策划实施方案，如活动内容、实施流程、人员分工、宣传计划、总体预算等。并落实实施工作组的分工和安排。之后，ae/am起草一份合作协议，并与公司生产部门协调联系外包供应商，如印刷生产、场地、布局、会议、表演艺术、拍摄等。

　　(4)实施协调会议

　　本次会议的召开证明合作已经明确，至少在合同签订后，所有需要合作的同事都需要参加，包括合作的供应商。在会议上，有必要对最终确定的计划进行详细说明，对活动项目进行逐一分解(wbs工作结构)，显示工作日程(甘特图)，并分别列出工作各个部分的工作安排，以便每个同事能够清楚地了解分工。

　　会后，项目正式成立。负责本项目的项目经理需要控制整体执行节奏，安排同事实施各种资源、外包和人员。

　　3.控制过程

　　不管是什么类型的项目，管理和控制工作都是这个过程中最重要的部分，因为不管一个项目是多么普通或者优秀，如果它不能顺利进行，一切都将是空洞的。

　　(1)时间控制

　　一般来说，活动时间不会改变，除非是由于不可抗力。时间的管理必须根据活动的最终时间进行反向，以确保每项工作都在合理的时间节点内进行安排和控制。

　　(2)供应管理

　　合作供应商应该是可靠的。毕竟，外包中有许多事情不是由他们自己完成的，如果他们不小心，很容易出错。在活动实施过程中，将涉及食物、服装、住房和交通、接待、印刷、布局、舞台、声音、道具、拍摄和录制等。项目领导需要有效地控制供应商以避免错误。(3)人力控制

　　参与项目活动的人员，无论主管事项的大小，内部和外部人员，都应做好人事管理工作。每个人都知道自己的职责和职能，甚至包括客人和志愿者。

　　4.标准控制工具(工作分解结构、甘特图表时间表)